Система автоматизации KPI и мотивции

HighPro

О продукте HighPro: преимущества и эффекты

Инструмент HighPro задуман и спроектирован профессиональной командой консультантов, специализирующихся на стратегическом управлении, разработке критериев эффективности персонала и построению системы его мотивации. Т.е. основой для разработке ПО является грамотно выстроенная и выверенная методология, а потом уже – подобранные под методологическую задачу — IT-инструментарий.

Планируйте и контролируйте достижение стратегических и операционных целей с помощью системы конкретных, измеримых и наглядных KPI в программном продукте HighPro!

«Нельзя управлять тем, что невозможно измерить, … но всего, что измеримо, можно достичь.»

Билл Хьюлетт, основатель Hewlett-Packard.

Преимущества HighPro:

Легкая и быстрая настройка

Нашей целью при разработке системы было не только удобство пользования, но и администрирования. Разворачивание и первичная настройка инструмента HighPro до 1000 человек производится буквально за несколько дней (при наличии предварительно разработанной методологии).

Наглядный и понятный интерфейс

Мы проводили много внедрений и знаем, что важно обеспечить дружелюбность интерфейса. Мы смогли реализовать функции системы просто, понятно и наглядно. На одной странице вы видите всю необходимую информацию о всех показателях, можете оценить каждого сотрудника, выявить слабые и сильные места организации, спрогнозировать динамику, понять необходимость корректирующих мероприятий.

Управление задачами

Исполнение задач, поручений и планов зачастую является одной из трудозатратных частей работы сотрудников, и соответственно должно учитываться в его оценке эффективности. Система HighPro позволяет автоматизировать постановку и контроль исполнения задач, в том числе и отслеживать сроки исполнения, планировать загрузку и анализ производительности персонала.

Гибкие формулы расчета исполнения КПД

В инструмент HighPro встроены профессиональные инструменты настройки формул расчета исполнения показателей, оперирующие как заданными критическими значениями (нормативами), так и логикой план-фактной модели, что позволяет выстраивать четкую взаимосвязь между доходами компании и мотивацией персонала.

Онлайн-мониторинг динамики показателей

Каждый сотрудник получает доступ к собственной карте показателей (оценочному листу), понимая в режиме реального времени о необходимости приложения дополнительных усилий для достижения целей и получения материальной мотивации. Немаловажно, что и руководитель также видит и получает сигналы, маркирующийеся по принципу «светофора», от системы о текущей динамике исполнения KPI своим подразделением.

Инструментарий для автоматизации ССП (Balanced scorecard, BSC)

Мы заложили в HighPro возможность создания карты ССП, общепринятого инструмента формализации стратегию компании с механизмом декомпозиции стратегических целей организации до карт эффективности каждого сотрудника, позволяющую видеть причинно-следственные связи и вырабатывать четкие критерии эффективности.

Анализ и пересмотр методологии сбалансированной системы показателей и KPI

Сбалансированная система показателей, как и прочий инструмент организационного управления, подлежит периодической корректировке по мере роста уровня компании и влияния внешней среды, которые требуют изменений стратегических целей. Мы поддерживаем и отслеживаем эти изменения и оперативно предлагаем пути нахождения решения новых стратегических целей и задач.

Возможность использования разных категорий КПД для оценки персонала

Для оценки должностного лица могут быть использованы различные классификации КПД: стратегические и операционные (функциональные); корпоративные и личные (персонифицированные); финансовые и нефинансовые; опережающие и результирующие, а также — любые комбинации между ними. Кроме того, каждый КПД может иметь свою переодичность оценки, таким образом в карте КПД должности могут присутствовать КПД с разной периодичностью исчисления.

Прозрачный расчет премиальной части заработной платы

На основании внесенных данных по плану и факту исполнения КПД, система обеспечивает автоматический расчет переменной части вознаграждения работников. Работник видит всю логику расчетов по своей деятельности за отчетный период. Таким достигается прозрачность начисления премии по исполнению КПД, минимизируются возможные конфликтные ситуации.

Нужна помощь?

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас!

Оставить контакты:

«Ни один достаточно сложный механизм не управляется с помощью единственной кнопки (если только это не кнопка аварийного отключения).»

Автор неизвестен.

Предметная область автоматизации

Программный продукт HighPro позволяет автоматизировать систему учета по KPI (ключевой показатель деятельности/результативности/эффективности), с последующей привязкой к системе премиальной мотивации. Таким образом, работники получают премию на основе объективных индивидуальных оценок своего труда, а программный продукт HighPro позволяет полностью автоматизировать этот процесс.

В систему учета могут входить как стратегические, так и операционные (процессные) показатели. Для первой группы в HighPro реализован функционал формализации стратегии по методике Balanced Scorecard (сбалансированная система показателей), когда по факту исполнения показателей оценивается степень достижения стратегических целей компании.

Внесение данных в систему HighPro :

Первичный данные.

На первоначальном этапе система наполняется данными, такими, как организационная структура компании, штатное расписание, оклады в разрезе должностей, библиотека KPI, прочее. Технически, данные могут быть внесены как вручную, так и посредством автоматической загрузки из промежуточных файлов. Кроме того, возможна настройка механизма регулярного обновления данных из учетных систем заказчика.

Плановые и фактические значения.

Система позволяет формировать карты KPI для всех должностей компании в соответствии со штатным расписанием. Каждому KPI присваивается свой вес, в соответствии с его приоритетностью в системе задач и целей должностного лица.Плановые значения могут вноситься как единым значением плана, так и в виде шкалы: нижняя граница плана, реалистичное значение, и вызов (перевыполнение). Значения плана и факта может вноситься как ручным способом, так и посредством интеграции с ИТ-системами заказчика.

Интеграция с действующими ИТ-системами заказчика.

Система интегрируется со всеми типовыми СУБД: MS SQL, MySQL, ORACLE, PostgreSQL, проч., системами класса: ERP, CRM, WMS и т.д., реализованы инструменты импорта из форматов CSV, XML, JSON.

Экспертная оценка (BARS-шкалы).

Для учета значений по качественным показателям, там, где сложно, а порой и невозможно использовать критерии объективной оценки, система позволяет оперировать понятием экспертной оценки, которую могут выставлять, к примеру, руководители, внутренние аудиторы, представители смежных подразделений, взаимодействующих с оцениваемым в рамках общих бизнес-процессов, и т.д. Причем, экспертных оценок может быть несколько, и система выводит среднюю, что позволяет снизить субъективизм и предвзятое отношение оценивающих. По факту система может выводить итоговую оценку разными способами: считать среднюю, средневзвешенную или произведение.

Периодичность.

Цели разного масштаба могут и должны отслеживаться с разной периодичностью. По принципу – «большое видится на расстоянии», более значимые показатели (прибыль, рентабельность капитала, инвестиций и т.д.) при рассмотрении на коротких периодах не дадут нам никакой значимой информации. А более динамические, операционные показатели, такие, как объем продаж, количество договоров, величина дебиторской задолженности и т.д. ценны и значимы в том числе и на коротких временных дистанциях. При этом одно и то же должностное лицо может иметь в зоне своей ответственности как долгосрочные, к примеру, годовые, так и краткосрочные, например, месячные, KPI. Система HighPro позволяет вести учет по показателям любой периодичности, с расчетом премиальной части ответственного лица.

Прозрачный расчет премиальной части заработной платы.

На основании внесенных данных по плану и факту исполнения КПД, система обеспечивает автоматический расчет переменной части вознаграждения работников. Работник видит всю логику расчетов по своей деятельности за отчетный период. Таким образом достигается прозрачность начисления премии по исполнению КПД, минимизируются возможные конфликтные ситуации.

Математический аппарат, реализованный в HighPro:

Классификации КПД.

Типы КПД:

Система оперирует несколькими типами КПД: объективным (количественно измеримым), субъективным («качественный» показатель, степень выполнения которого оценивается экспертом в процентах по заранее заданной шкале), задачным (выполнение SMART-задач/планов/разовых поручений, оценивается в %).

Виды КПД:

прямой – чем выше значение показателя, тем лучше;
обратный – чем ниже значение показателя, тем лучше;
коридорный – значение показателя не должно выходить за определенные рамки.

Инструментарий формульного описания методик расчета значений КПД.

Редактор формул позволяет создавать формулы на основе стандартных арифметических действий и условных операторов с планом, фактом, порогами, результативностью данного показателя и других показателей.

Редактор формул выполняет в системе следующие функции:

расчет фактических значений показателей на основе других показателей;
расчет планов и порогов на основе других показателей;
расчет степени выполнения КПЭ, если стандартные формулы не подходят;
расчет размера плановой премии;
расчет размера фактической премии;
расчет надбавок и доплат.

Способы агрегирования.

Способ расчёта факта в зависимости от количества вводимых за период фактических значений. В зависимости от типа показателя, существуют несколько вариантов агрегирования:

сумма фактов за период;
среднее арифметическое факторов за период;
произведение факторов за период;
единственное значение за период;
средневзвешенное фактов за период (рассчитывается путем умножения каждой оценки на вес поставившего ее эксперта, который был выбран в системе для данного показателя).

Формирование матриц КПД (оценочных листов).

Оценочные листы предназначены для отображения показателей оценки деятельности работника и расчета зарплаты в зависимости от их выполнения. Каждому работнику, зарегистрированному в системе, создается персональный Оценочный лист.

Система отчетности:

Фонд оплаты труда.

На основании внесенных плановых и фактических данных, система строит отчет по план-фактным отклонениям, а также рассчитывает фактически начисленную премию на основании исполненных КПД.

Индекс результативности.

Расчет результативности каждого работника через фактическое исполнение вмененных ему КПД, умноженных на их веса.

Выполнение показателей, График выполнения показателей.

Отчет по исполнению показателей, одного или нескольких, в разрезе выбранных организационных единиц.

Выгрузка матриц КПД.

Формирование отчета на основе матриц КПД по выбранным должностям.

Выполнение задач.

Отчет по исполнению в заданные сроки задач, поставленных перед работником или группой работников с приведенными критериями: количество задач, трудоемкость задач, сумма приоритетов, % выполнения по часам, % выполнения по приоритетам, % выполнения в срок, сроки исполнения.

Невведенные данные.

Контрольный отчет для отслеживания пунктуальности и полноты данных, ответственность за своевременность ввода которых закреплена за определенным сотрудником или подразделением в разрезе: показатель, отсутствует ввод, ожидается значений, введено значений, последняя дата ввода, ответственный.

Данные по показателям.

Отображение фактических данных по КПД на выбранную дату для сотрудника, включая экспертные оценки по BARS-шкалам.

Выгрузка группы оценочных листов.

Удобный функциональный отчет, включающий в себя полную оценку сотрудника – результативность и размер материальной мотивации — за выбранный период на основе следующих данных: показатель, единица измерения, вес, план, порог, факт, степень выполнения, плановая премия, фактическая премия.

Выполнение задач и поручений:

Встроенный модуль администрирования задач и поручений в системе HighPro автоматизирует, стандартизирует и упорядочивает процесс оперативного управления задачами организации:

Постановка задач.

В ходе постановки задачи во главу угла ставиться точный ожидаемый результат в точно необходимые сроки с возможностью приложения необходимых инструкций по выполнению. Для улучшения коммуникации сотрудник, получивший поручение, вправе в режиме on-line запросить более точную информацию по содержанию задачи, что позволяет быть уверенным в качественном выполнении поручения.

Модуль позволяет исполнителям самостоятельно устанавливать себе задачи, например при устном распоряжении, с обязательной верификацией необходимого результата руководителя.

Периодичность и контроль.

Поддержка периодичности постановки типовых задач и поручений, например еженедельного отчета.

Контроль, через процедуру утверждения выполнения задачи руководителем, фактического времени завершения задачи.

Временные и качественные показатели измерения.

Возможность разделения выполнения задачи на временные и качественные показатели. То есть в системе видно конкретное время завершения работ исполнителем, и срок принятия результатов работы руководителем.

Наличие системы контроля сроков исполнения поручений, с оповещением исполнителя через электронную почту, с напоминанием об истечении сроков.

История выполнения задач и привязка исполнительской дисциплины к мотивации.

Встроенный механизм показа истории выполнения задачи, с отображением сроков возможных переносов дат и обоснованиями, комментариев, приложенных файлов.

Возможность использования степени и сроков выполнения задач как KPI сотрудника, влияющего на мотивационную, переменную часть заработной платы.

Трудозатратность исполнения.

Модуль обладает инструментом планирования трудозатратности поручений, позволяющим равномерно производить загрузку сотрудников текущими задачами с отображением в структурированном виде, для выбора решения об конкретном исполнителе. В случае фактической перегрузки сотрудника руководитель имеет возможность изменения сроков выполнения поручения или смене исполнителя.

Эффекты от использования системы KPI и их автоматизации на HighPro

Систематизация и консолидация ключевой для бизнеса информации в виде набора простых и понятных показателей деятельности.

Выстраивание иерархии KPI и понимание логики построения причинно-следственных связей для достижении целей.

Более эффективные сотрудники зарабатывают больше! Таким образом удерживаем более продуктивный персонал.

Достижение первостепенных целей организации через достижения персональных показателей сотрудниками компании – все работают на единый результат!

Реальная мотивации сотрудников за счет привязки материальных выгод к исполнению персональных планов по KPI, повышение производительности труда от 10 до 30%!

Понимание руководством реальной отдачи от каждого работника, возможность более справедливого распределения фонда оплаты труда без его увеличения.

Величина ФОТ в вашей компании не зависит от результатов деятельности организации в целом? Привяжите оплату к KPI ! Тем самым часть ФОТ перейдет в переменные затраты и будет соответствовать достигнутым результатам компании!

В рамках технического сопровождения, поставщик обеcпечивает

Работоспособность:
- Поддержка и обеспечение работоспособности всех разработанных в Системе функциональных настроек.
- Обеспечение бесперебойной работы Системы, включая мониторинг, диагностику и устранение проблем, связанных с работой Системы
- Проведение анализа возможных проблем, выдача рекомендаций по их устранению.
- Услуги, связанные с устранением сбоев и программных ошибок, выявленных в процессе работы пользователями Системы.
Обновления:
- Своевременная поставка актуальных обновлений и патчей.
- Предоставление обновленной технической (рабочей) документации, в случае внесения изменений в типовые релизы продукта.

Технические требования

Для комфортной работы необходимо обеспечить условия

Серверная операционная система:
- Microsoft Windows Server 2012 или более поздние версии.
Операционная система на рабочих местах пользователей:
- Любая, поддерживающая функционирование программного обеспечения для просмотра web-страниц (возможно использование любого браузера, кроме Internet Explorer).
Офисное программное обеспечение:
- Microsoft Office 2003 или более поздние версии.
Система управления базами данных:
- Microsoft SQL Server 2012 и выше любой редакции (Express, Web, Standard и т.п.), рекомендуются выпуски 2017 или 2019.
Рабочая среда:
- Microsoft .NET Framework 4.5.2 или более новая версия.